Dans le monde des affaires, établir des contrats solides avec chacun de vos fournisseurs est une pratique cruciale qui ne devrait jamais être négligée. Cependant, de nombreuses entreprises décident de se passer d’un contrat formel. Mais lorsqu’il s’agit de gérer vos relations avec les fournisseurs, cela peut s’avérer être une erreur coûteuse à long terme.

Confiance, complexité et coûts : les raisons fréquentes de l’absence de contrats

Nombreuses sont les raisons qui poussent les entreprises à ne pas contractualiser leurs fournisseurs. Certaines entretiennent des relations de confiance avec leurs fournisseurs et estiment qu’un contrat n’est pas nécessaire. La confiance dans les partenariats commerciaux est importante, mais elle ne suffit pas toujours à garantir que les accords seront respectés.

A l’inverse, au début de la relation avec un fournisseur, il peut sembler contraignant de se lier pour une longue période sans avoir été au préalable rassuré par la qualité de son fournisseur.

Enfin, la rédaction d’un contrat peut sembler fastidieuse et complexe, en particulier pour les petites entreprises qui manquent de ressources juridiques. Qu’il s’agisse d’un département juridique congestionné ou inexistant, ce sont parfois les équipes opérationnelles qui sont en charge de mettre en place le contrat. Dans ces situations, il arrive souvent que le projet de contrat soit avorté par manque d’expertise juridique.

Et alors que l’embauche d’un avocat pour rédiger le contrat peut être une option à considérer, celle-ci peut être onéreuse, poussant certaines entreprises à éviter cette étape.

L’Importance des contrats avec les fournisseurs

Passé outre les raisons évoquées plus haut, il est important de rappeler les avantages d’un contrat ou les risques encourus en son absence.

En premier lieu, le contrat vous permet de sécuriser votre approvisionnement. En effet, un contrat formel garantit que votre fournisseur s’engage à livrer les produits ou services nécessaires. Il réduit ainsi le risque de ruptures de stock.

Le contrat permet également de formaliser clairement les responsabilités et obligations des deux parties. Il clarifie les attentes mutuelles, établissant qui est responsable de quoi, ce qui favorise la transparence et évite les malentendus. L’intégration d’un cahier des charges dans un contrat garantit que les produits ou services sont conformes à l’attendu.

En cas de litige, le contrat fournit un cadre juridique pour résoudre les différends de manière ordonnée et sert de preuve des accords entre les parties. Il permet ainsi d’éviter des coûts judiciaires importants.

Les contrats peuvent également inclure des clauses sur la fixation et les mécanismes de révision des prix. Il protège ainsi votre entreprise contre les hausses inattendues.

Enfin, il permet de renforcer votre relation avec votre fournisseur. Un contrat est en effet une preuve tangible de l’engagement réciproque entre votre fournisseur et votre entreprise. Il renforce donc la relation commerciale et permet de débloquer certains avantages tels que des remises de fin d’années, des investissements, des incitations pour respecter les délais, etc…

Comment mettre en place un contrat sans aide juridique ?

Rédiger un contrat sans avoir recours à un département juridique peut sembler intimidant. Il est toujours préférable de mettre en place un contrat à l’aide de ses juristes ou d’un avocat externe. Mais lorsque la réalité de votre entreprise ne le permet pas, plusieurs options s’offrent à vous même lorsque vous n’êtes pas issue d’une formation juridique.

Utilisez le contrat du fournisseur

Les fournisseurs expérimentés disposent souvent de contrats types. Vous pouvez les utiliser comme base, mais assurez-vous de personnaliser les clauses pour répondre à vos besoins spécifiques. Une bonne pratique consiste à comparer les contrats du secteur pour vous assurer que les clauses sont compétitives et équitables. Cela vous permettra de négocier avec plus de confiance.

Rédigez un contrat simplifié

Pour les petites transactions, un contrat plus simple peut suffire. Assurez-vous que les points cruciaux, tels que les prix, les délais de livraison et les responsabilités, sont bien couverts. De manière générale, les clauses les plus importantes dans les contrats fournisseurs sont les suivants :

• Clauses de sortie ou de résiliation : Ces clauses définissent les conditions de résiliation du contrat, les préavis requis et les pénalités éventuelles. Vous pouvez prévoir pour chaque motif de résiliation (faute, désaccord sur le prix révisé, convenance, etc..), des délais et des conditions de prévenance. Vous pourrez par exemple spécifier qu’à la fin du contrat, le fournisseur devra mettre à disposition des données ou du matériel. Pour les nouveaux fournisseurs, vous pouvez également prévoir une période d’essai durant laquelle vous pourrez sortir du contrat si la qualité de votre fournisseur ne vous convainc pas.
• Clauses de responsabilité : Elles précisent les responsabilités de chaque partie, sous-traitant inclus, en cas de non-respect du contrat et détaillent les dommages et intérêts possibles. Ces clauses sont souvent accompagnées d’une clause précisant les obligations de chaque partie. Pour le fournisseur, les obligations les plus fréquentes sont le respect du cahier des charges, la conformité légale et réglementaire, le respect des normes ou encore les obligations de moyen ou de résultats. Pour le client, il s’agira essentiellement du paiement des factures et des divers prérequis nécessaires à la livraison de la prestation ou du matériel.
• Cahier des charges : Dans le cadre des clauses de responsabilités et d’obligations du fournisseur, une bonne pratique consiste à intégrer le cahier des charges. Le cahier des charges décrit en détail ce que l’entreprise attend en termes de qualité, de quantité, de délais, de normes, etc. En ayant un cahier des charges techniques et/ou fonctionnel formalisé, les deux parties disposent d’une référence claire du livrable attendu. Celui-ci peut également intégrer les seuils d’acceptabilité ainsi que les indicateurs clés qui serviront de base pour évaluer la performance du fournisseur par la suite.
• Indexation des prix : Il est essentiel d’inclure des dispositions sur la manière dont les prix seront ajustés en fonction de l’inflation, des coûts de production, etc.  Cela implique de se mettre d’accord avec son fournisseur sur la durée de validité des prix, le mécanisme de révision à appliquer, les indexes à utiliser, la date d’application et les périodes à considérer.
• Conditions financières : Les modalités de paiement, les remises, les modalités de facturation, les termes de paiement et les garanties financières doivent être clairement définis.

En conclusion, la rédaction de contrats avec vos fournisseurs est une étape cruciale pour garantir la stabilité de votre chaîne d’approvisionnement et la pérennité de vos partenariats commerciaux. Les contrats offrent une base solide pour des relations mutuellement bénéfiques. Ils protègent vos intérêts et vous évitent des litiges coûteux. Quel que soit le niveau de complexité de vos opérations, la rédaction de contrats avec vos fournisseurs est un investissement judicieux pour l’avenir de votre entreprise.